Отзывы клиентов

Предложения ЦМД-СОФТ

Что такое рабочие процессы (Workflow) в Office SharePoint Server 2007?

Рабочий процесс можно рассматривать как некую последовательность задач, которая приносит результат. В контексте продуктов и технологий Microsoft SharePoint рабочий процесс имеет более узкое определение, а именно — автоматизированное движение документов или элементов через последовательность действий и задач, связанных с бизнес-процессом.

Рабочие процессы могут быть использованы для постоянного управления общими бизнес-процессами предприятия, обеспечивая его возможностью включить бизнес-логику в документы и элементы в списке или библиотеке SharePoint. В сущности, бизнес-логика представляет собой набор инструкций, которые задают и контролируют действия с документами или элементами.

Рабочие процессы способны рационализировать затраты и время, которые требуются на координирование общих бизнес-процессов, таких как утверждение проекта или проверка документа, управляя и отслеживая задачи человека во время выполнения этих процессов. Например, на узле Office SharePoint Server 2007 рабочий процесс можно включить в библиотеку документов, из которой определенный документ направляется группе людей на утверждение.

Когда автор документа запускает данный рабочий процесс для документа в указанной библиотеке, этот рабочий процесс создает задачи по утверждению документа, назначает их участникам рабочего процесса, а затем отправляет этим участникам уведомления электронной почтой, содержащие инструкции по выполнению задачи и ссылку на документ, подлежащий утверждению. В ходе выполнения рабочего процесса его владелец (в данном случае — автор документа) или участники могут на странице «Состояние рабочего процесса» узнать, кто из участников уже выполнил порученные задачи. По завершении всеми участниками своих задач рабочий процесс прекращается, а его владелец автоматически уведомляется об этом.

Действия рабочего процесса утверждения
в данном примере показаны на следующем рисунке.

Рабочие процессы не только поддерживают существующие процессы, выполняемые людьми, но и расширяют возможности по сотрудничеству и совместной работе с документами, списками и библиотеками. Пользователи узлов могут начинать рабочие процессы и участвовать в них при помощи настраиваемых форм, которые доступны из документов и элементов списка или библиотеки SharePoint.

Кроме того, возможности рабочих процессов в Office SharePoint Server 2007 тесно интегрированы с выпуском 2007 системы Microsoft Office. Следующие задачи рабочего процесса могут быть выполнены либо на узле Office SharePoint Server 2007, либо непосредственно в определенных клиентских программах в составе выпуска 2007 Office:

• Просмотр списка рабочих процессов для документа или элемента;
• Запуск рабочего процесса для документа или элемента;
• Просмотр, изменение и переназначение задач рабочего процесса;
• Выполнение задачи рабочего процесса.

Рабочие процессы в составе Office SharePoint Server 2007

Узел Office SharePoint Server 2007 включает рабочие процессы, используемые в общих бизнес-сценариях:

• Утверждение Данный рабочий процесс передает документ или элемент группе людей на утверждение. По умолчанию рабочий процесс утверждения связан документами, и поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов. Версия рабочего процесса утверждения по умолчанию также связана с библиотекой «Страницы» узла публикации и может быть использована для управления процессом утверждения публикации веб-страниц;
• Сбор отзывов Данный рабочий процесс передает документ или элемент группе людей для рецензирования. Рецензенты могут предоставить отзывы, которые объединяются и направляются лицу, инициировавшему рабочий процесс. По умолчанию рабочий процесс сбора отзывов связан с документами, и поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов;
• Сбор подписей Данный рабочий процесс передает документ Microsoft Office группе людей для сбора их цифровых подписей. Его следует запускать из клиентской программы, которая входит в выпуск 2007 Office. Участники должны выполнить задачи по сбору подписей, добавляя свою цифровую подпись к документам в соответствующей программе Microsoft Office. По умолчанию рабочий процесс сбора подписей связан документами, и поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов. Однако этот рабочий процесс отображается для документа в библиотеке документов только в том случае, если документ содержит одну или несколько строк подписей Microsoft Office;
• Утверждение ликвидации Данный рабочий процесс, поддерживающий управление записями, контролирует срок действия документа и период его хранения, позволяя участникам самим решать, как поступать с просроченными документами — хранить или удалять. Рабочий процесс утверждения ликвидации прежде всего предназначен для использования на узле центра записей;
• Три этапа Данный рабочий процесс может быть использован для управления бизнес-процессами, которые требуют от предприятия отслеживать большой поток вопросов или элементов, например операций службы поддержки клиентов, идей по сбыту или задач проектов;
• Групповое утверждение Данный рабочий процесс подобен рабочему процессу утверждения, но в отличии от последнего использует назначенную библиотеку документов и предлагает настраиваемое представление процессов утверждения, в котором пользователь принимает участие. Этот рабочий процесс предоставляет иерархическую организационную диаграмму для выбора утверждающих, которые вместо контроля подписи могут использовать контроль штампа (указанная возможность доступна только в версиях Office SharePoint Server 2007 для Восточной Азии);
• Управление переводом Данный рабочий процесс управляет переводом документов вручную, создавая копии документа для перевода и назначая переводчикам задачи по переводу. Этот рабочий процесс доступен только для библиотек управления переводом.

Каждый из перечисленных рабочих процессов можно настроить в соответствии с нуждами предприятия и несколькими способами. Например, при добавлении рабочего процесса в список, библиотеку или к типам содержимого, чтобы сделать его доступным для документов или элементов, можно настроить списки задач и журналов, в которых хранятся сведения о рабочем процессе.

Когда пользователи узла запускают рабочий процесс для документа или элемента, им могут быть доступны для настройки и другие параметры рабочего процесса, например возможность указать список участников, срок завершения, а также инструкции по выполнению заданий.

Поддержка настраиваемых рабочих процессов

Не смотря на то что настраиваемые рабочие процессы, имеющиеся в Office SharePoint Server 2007, могут частично удовлетворять различные нужды, предприятию может потребоваться спроектировать и разработать рабочие процессы, характерные исключительно для бизнес-процессов данного предприятия. Степень сложности рабочих процессов зависит от требований бизнес-процессов.

Разработчики могут создавать рабочие процессы, которые запускаются пользователями узла или автоматически в ответ на событие, такое как создание или изменение элемента списка. Разработанные и развернутые настраиваемые собственные рабочие процессы предприятия могут использоваться как в дополнение к описанным ранее встроенным рабочим процессам, так и вместо них.

Существует два способа создания рабочих процессов для Office SharePoint Server 2007:

• Профессиональные разработчики программного обеспечения могут создавать рабочие процессы при помощи Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation Эти рабочие процессы содержат пользовательский код и операции. После того как профессиональный разработчик создаст пользовательские рабочие процессы, администратор сервера может развернуть их на нескольких узлах;
• Веб-конструкторы могут создавать рабочие процессы, не содержащие код, для использования в определенном списке или библиотеке при помощи программы веб-конструирования, такой как Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Эти рабочие процессы создаются из списка доступных операций рабочих процессов, а веб-конструкторы, создающие рабочий процесс, могут развертывать рабочие процессы непосредственно в список или библиотеку, где они будут использоваться;
• За информацией об имеющихся на предприятии ресурсах обращайтесь к администратору узла. Дополнительные сведения о разработке настраиваемых рабочих процессов для Office SharePoint Server 2007 см. в пакете SDK для Microsoft Office SharePoint Server 2007, который можно получить в разделе SharePoint Server 2007 Developer Portal на веб-узле MSDN.

Этапы использования рабочих процессов

Использование рабочего процесса для документа или элемента списка включает несколько этапов, каждый из которых может быть выполнен пользователями с различными ролями. Например, администратор узла может сделать рабочий процесс доступным для пользователей в библиотеке документов, создатель содержимого может запустить рабочий процесс или внести изменения в уже выполняющийся, а третий пользователь, например рецензент или утверждающий документа, может выполнять определенную задачу рабочего процесса.

Добавление рабочего процесса к списку, библиотеке или типу содержимого

Прежде чем использовать рабочий процесс, его следует добавить к списку, библиотеке или типу содержимого, чтобы он стал доступен для документов или элементов в определенном местоположении. Для этого необходимо иметь разрешение (Разрешения. Конкретные параметры безопасности, позволяющие ограничивать доступ к конкретному элементе, списку, библиотеке или веб-узлу.) на управление списками. В большинстве случаев данную операцию выполняют администраторы узла либо пользователи, которые управляют определенными списками или библиотеками.

Доступность рабочего процесса на веб-узле может различаться в зависимости от того, куда он добавляется:

• Если рабочий процесс добавляется непосредственно в список или библиотеку, он доступен только для элементов в этом списке или библиотеке;
• Если рабочий процесс добавляется в тип содержимого списка (экземпляр типа содержимого узла, добавленного в определенный список или библиотеку), он доступен только для элементов этого типа содержимого в определенном списке или библиотеке, с которыми связан этот тип содержимого;
• Если рабочий процесс добавляется в тип содержимого узла, этот рабочий процесс доступен для любого элемента этого типа содержимого в каждом списке и в каждой библиотеке, к которым был добавлен экземпляр этого типа содержимого узла. Если требуется, чтобы рабочий процесс был широко доступен в списках и библиотеках семейства узлов для элементов определенного типа содержимого, лучше всего добавить этот рабочий процесс непосредственно в тип содержимого узла.

Добавляя рабочий процесс к списку, библиотеке или типу содержимого, его можно настроить в соответствии с конкретным местоположением, указав различные параметры:

• Имя этого экземпляра рабочего процесса;
• Список задач, связанных с рабочим процессом;
• Список журналов, в которых регистрируются все связанные с рабочим процессом события;
• Способ запуска рабочего процесса;
• Дополнительные параметры, специфичные для конкретного рабочего процесса (например, способ передачи задач участникам, обстоятельства, указывающие на завершение рабочего процесса, и действия, которые должны происходить после завершения рабочего процесса).

Добавление рабочего процесса к списку, библиотеке или типу содержимого делает его доступным для документов или элементов в определенном расположении, но не запускает сам рабочий процесс.

Запуск рабочего процесса для документа или элемента

Рабочий процесс, додавленный к списку, библиотеке или типу содержимого, теперь доступен для использования, и его можно запустить для документа или элемента, если настроен запуск вручную. Чтобы запустить рабочий процесс, его нужно выбрать из списка доступных для конкретного документа или элемента рабочих процессов. При необходимости можно также заполнить форму сведениями, которые требуются для рабочего процесса. В зависимости от назначения и настроек рабочего процесса при его запуске для документа или элемента пользователю могут быть доступны дополнительные настройки, например возможность указать участников, срок и инструкции к задаче.

Внесение изменений в рабочий процесс в ходе выполнения

После запуска рабочего процесса для элемента может потребоваться внести некоторые изменения в поведение рабочего процесса. Например, когда пользователю, запустившему рабочий процесс, нужно добавить дополнительных участников, либо участнику необходимо переназначить свое задание другому пользователю или внести изменение в документ (элемент), для которого выполняется данный рабочий процесс. Некоторые из встроенных рабочих процессов в составе Office SharePoint Server 2007 могут быть изменены в ходе их выполнения. Настраиваемые рабочие процессы, специально созданные и развернутые на конкретном предприятии, также могут предусматривать возможность внесения изменений в ходе выполнения.

Выполнение задач рабочего процесса

Любое событие рабочего процесса, требующее вмешательства пользователя, представлено задачей. Когда задача назначается участнику рабочего процесса, получатель задачи может либо ее выполнить, либо запросить внесение изменений в сам рабочий процесс, отредактировав соответствующую форму задачи.

В Office SharePoint Server 2007 участники рабочего процесса могут выполнять задачи на веб-узле SharePoint или непосредственно из клиентской программы, входящей в состав выпуска 2007 Office. Когда участник завершает выполнение задачи или отправляет запрос на внесение изменений в рабочий процесс, сервер перемещает рабочий процесс на следующий подходящий этап.

Отслеживание состояния рабочих процессов

Владельцы и участники рабочих процессов могут следить за ходом их выполнения на соответствующих страницах состояния, содержащих данные о состоянии невыполненных задач рабочего процесса. Кроме того, на этих страницах приведены сведения журналов по рабочим процессам.

В состав Office SharePoint Server 2007 также включены средства составления отчетов, предоставляющие сводный анализ журнала рабочего процесса. Предприятия могут использовать этот анализ для обнаружения «узких» мест в процессах или определения, соответствует ли группа требованиям задач, поставленных для данного бизнес-процесса.

Office SharePoint Server 2007 включает ряд встроенных отчетов Microsoft Office Excel, которые могут быть использованы для любого рабочего процесса. Кроме того, журнал рабочего процесса доступен в виде источника данных списка SharePoint, который можно использовать и анализировать в других программах, например Microsoft Office Visio 2007 и Microsoft Office Access 2007, или с помощью специальных решений по управлению бизнес-процессами.