Отзывы клиентов

Предложения ЦМД-СОФТ

Управление содержимым в Office SharePoint Server 2007

Средства управления содержимым в Office SharePoint Server 2007 можно разделить на три категории:

• Управление документами
• Управление записями
• Управление веб-содержимым

Службы Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 предоставляет базу для выполнения задач управления документами, включая средства контроля версий, описательные метаданные, рабочие процессы, типы содержимого, аудит и доступ на основе ролей на уровне библиотеки документов, папки и отдельного документа.

Office SharePoint Server 2007 расширяет эти возможности, предоставляя усовершенствования средств разработки, обработки бизнес-документов, управления веб-содержимым и публикации, управления записями и политиками, а также поддержку многоязыковых публикаций.

Управление документами

Управление документами контролирует жизненный цикл документов в организации — их создание, рецензирование, публикацию и доступ к ним. Управление документами обязательно в любой области деятельности. Рассмотрим жизненный цикл среднего документа: сначала документ создается, затем сохраняется, затем может потребоваться предоставить документ другим пользователям, затем он может быть изменен другими пользователями.

Возникающие новые версии документа необходимо отслеживать и упорядочивать. С помощью Office SharePoint Server 2007 в организации можно внедрить соответствующие политики на каждом этапе жизненного цикла документа, использовать централизованные хранилища для размещения документов, управления ими и доступа к ним, а также использовать подписи и штрихкоды для эффективного отслеживания документов.

Office SharePoint Server 2007 предлагает следующие средства для поддержки управления документами.

Шаблон узла «Центр документов»

Шаблон узла «Центр документов» поддерживает строгий контроль содержимого: для редактирования требуется извлечение, отслеживаются основная и вспомогательные версии, включены поддержка множества типов содержимого и аудит для отслеживания изменений содержимого во времени.

Многоязыковая библиотека

Многоязыковая библиотека упрощает создание, хранение и управление переведенными документами благодаря доступным представлениям и специальным средствам, облегчающим процесс перевода документов. Эта библиотека содержит настроенное представление, группирующее переводы по исходному документу, а также рабочий процесс для управления процессом перевода вручную.

Среда преобразования документов

Office SharePoint Server 2007 поддерживает преобразование документов из одного формата в другой на сервере. Интеграция с клиентскими программами Выпуск 2007 системы Microsoft Office. Многие средства управления документами в Office SharePoint Server 2007 значительно расширенны за счет глубокой интеграции с клиентскими программами Выпуск 2007 Office. Из клиентских программ Office 2007 пользователи могут выполнять следующие действия:

• Запуск и выполнение задач рабочего процесса;
• Обновление свойств документов на сервере с помощью области сведений о документе;
• Просмотр сообщений политики управления данными для серверных документов на панели сообщений;
• Сравнение версий серверных документов в Microsoft Office Word;
• Вставка штрихкодов или меток в документы на сервере.

Управление записями

Процесс управления записями включает в себя сбор, упорядочение и удаление корпоративных записей (сведений, имеющих важность для истории или юридической защиты организации) согласованным и унифицированным образом на основе политик организации. Эти политики формируются типом выполняемых организацией работ, юридических рисков, с которыми она сталкивается, а также действующими законами и правилами. В Office SharePoint Server 2007 представлен новый набор возможностей для создания и поддержки средств управления официальными записями в организации.

Политики управления данными

Организации могут определять и использовать политики управления данными на узлах Office SharePoint Server 2007 для обеспечения соблюдения корпоративных бизнес-процессов либо законодательных или отраслевых требований к управлению сведениями. Политики управления данными позволяют администраторам узлов или управляющим списками контролировать порядок управления содержимым.

В Office SharePoint Server 2007 включены заранее определенные средства политик, которые могут быть использованы (по отдельности или в сочетании) для определения политик управления данными для узлов организации. К этим средствам, которые могут быть определены как для всего семейства узлов, так и для определенного списка, библиотеки или типа содержимого, относятся: аудит, штрихкоды, метки, преобразование форм для архивирования и прекращение срока действия. Кроме того, организации могут разрабатывать собственные политики управления данными.

Служба управления правами на доступ к данным (Information Rights Management, IRM)

В Office SharePoint Server 2007 организации могут использовать IRM для ограничения задач, доступных пользователям для выполнения над файлами, загруженными из списков или библиотек SharePoint. IRM зашифровывает загруженные файлы и разрешает их расшифровку только ограниченному набору пользователей и программ. IRM также может ограничивать права пользователей, которым разрешено чтение файлов, таким образом, чтобы они не могли выполнять такие задачи, как печать файлов или копирование текста из них.

Шаблон узла «Центр записей»

Шаблона узла «Центр записей» в Office SharePoint Server 2007 помогает внедрять в организациях программы хранения записей и управления ими. Этот шаблон узла дополняет стандартные средства Office SharePoint Server 2007, добавляя следующие возможности управления записями.

• Возможности хранилища. Шаблон узла «Центр записей» обладает несколькими возможностями для обеспечения целостности хранимых в нем записей. Записи никогда не изменяются системой автоматически, то есть записи, отправленные на узел и загруженные с него позднее, всегда будут идентичны. По умолчанию на узле «Центр записей» также предотвращается непосредственное изменение записей за счет контроля версий содержимого и аудита определенных типов изменений. Управляющие записями могут добавлять метаданные в элементы и работать с ними отдельно от метаданных записей. Изменения метаданных также отслеживаются.
• Маршрутизация записей. Организации могут определить список маршрутизации записей для автоматического перенаправления записей, отправляемых в Центр записей, в определенную библиотеку.
• Обязательная политика управления данными. Включенные в Office SharePoint Server 2007 средства аудита, прекращения срока действия и штрихкоды полезны для управления записями.
• Удержание. Office SharePoint Server 2007 поддерживает управление процессом предоставления юридических документов, позволяя удерживать документы. Записи, по которым проводится расследование или ожидается решение суда, могут быть добавлены в список удерживаемых, где для них не будут действовать политики управления записями и сроки действия. Для элементов одновременно может действовать несколько удержаний.
• Интерфейс сбора записей. Пользователи и автоматизированные системы могут легко отправлять содержимое на узел Центра записей без проверки разрешений доступа к содержимому узла. Содержимое может быть отправлено через веб-службу по протоколу SOAP или по электронной почте с использованием протокола SMTP.

Интеграция с Microsoft Exchange Server 2007

Приложение Office SharePoint Server 2007 глубоко интегрировано с Exchange 2007. Это позволяет организациям создавать в Exchange управляемые папки электронной почты, отображаемые для пользователей в Office Outlook 2007. Организации могут определять для этих папок политики управления данными, задающие такие параметры, как срок хранения или квота. Пользователи также могут использовать эти папки для отправки сообщений на узел Центра записей, реализованный в Office SharePoint Server 2007. Пользователи могут перетаскивать записи сообщений из папки «Входящие» в соответствующую управляемую папку.

Управление веб-содержимым

В Office SharePoint Server 2007 включено множество средств для проектирования, развертывания и управления порталами корпоративной интрасети, корпоративных веб-узлов и узлов отделов. Эти средства позволяют создавать и публиковать веб-содержимое в удобное время и минимизируют материальные и трудовые затраты на управление несколькими узлами.

Веб-страницы на основе шаблонов

С помощью средств управления веб-содержимым в Office SharePoint Server 2007 можно создавать и изменять веб-страницы на основе шаблонов, а также управлять ими. Создаваемые макеты страниц используются в качестве шаблонов, определяющих как порядок создания содержимого авторами, так и отображение содержимого для читателей.

Публикация шаблонов узлов

При создании нового узла Office SharePoint Server 2007 можно выбрать один из нескольких шаблонов узла, включая шаблоны с поддержкой имеющихся потребностей публикации содержимого. Шаблоны узлов в группе «Публикация» позволяют организациям разрабатывать, развертывать и управлять корпоративными порталами в интрасети, корпоративными веб-узлами и порталами отделов.

Компоненты портала также упрощают коммуникацию с другими сотрудниками организации с нужными навыками, знаниями и опытом работы. Для всех шаблонов узлов в группе «Публикация» включены средства публикации, включая панель инструментов для редактирования страницы, редактор содержимого и извлечение.

• Веб-узел новостей. Выберите данный шаблон узла при необходимости создать узел для быстрой и простой доставки новостных статей и ссылок. Он включает примеры макетов новостных страниц и архив для хранения старых новостей. Он также содержит простой в использовании макет для читателей и поставщиков новостей. Данный шаблон включает также две веб-части для эффективной доставки новостей: средство просмотра RSS и «Эта неделя в рисунках».
• Веб-узел публикации с рабочим процессом. Выберите данный шаблон узла при необходимости создать узел для публикации веб-страниц по расписанию с помощью рабочих процессов утверждения. Он включает библиотеки документов и рисунков для хранения объектов веб-публикаций. Например, можно создать узел для отображения технических статей, которые перед публикацией должны быть отрецензированы экспертами соответствующих областей.
• Портал для совместной работы. Выберите данный шаблон, если необходимо создать начальную иерархию для портала отдела в интрасети. Он содержит главную страницу, веб-узел новостей, каталог узлов и Центр поиска с вкладками. Обычно данный узел имеет почти столько же корреспондентов, сколько и читателей, и используется для размещения узлов рабочих групп. Этот шаблон полезен при необходимости создать портал отдела, на котором все сотрудники отдела могут взаимодействовать друг с другом, публиковать документы и веб-части. Данный шаблон узла доступен только при создании семейства узлов с центральным администрированием.
• Портал публикации. Выберите данный шаблон при необходимости создать начальную иерархию для корпоративного веб-узла в Интернете или большого портала в интрасети. Такой узел может быть легко настроен с применением фирменной символики. Он содержит главную страницу, образец дочернего узла для пресс-релизов, Центр поиска и страницу входа. Обычно такой узел имеет больше читателей, чем корреспондентов, и используется для публикации веб-страниц с применением рабочих процессов утверждения документов. По умолчанию на узлах, созданных на основе этого шаблона, можно создавать только дочерние узлы с рабочими процессами. Данный шаблон узла доступен только при создании семейства узлов с центральным администрированием.

Интеграция с Office SharePoint Designer 2007

Office SharePoint Designer 2007 представляет собой новый продукт для создания и настройки веб-узлов Office SharePoint Server 2007 и построения приложений с поддержкой рабочих процессов на основе технологий SharePoint. Office SharePoint Designer 2007 можно использовать для настройки узлов Office SharePoint Server 2007. Это позволяет проектировать и расширять узлы или страницы порталов с большей гибкостью и набором средств, чем когда-либо. Например, можно использовать самые современные инструменты для редактирования файлов таблиц стилей (CSS) для узлов SharePoint.

Контекстная разработка веб-страниц

Веб-страницы можно создавать с использованием текстового редактора, входящего в Office SharePoint Server 2007. В режиме редактирования текста можно вводить и изменять содержимое на странице с помощью обозревателя. В режиме редактирования исходного текста HTML можно вводить и изменять содержимое страницы с использованием HTML. Также доступны следующие средства.

• Средство для быстрого создания, упорядочения и форматирования ссылок.
• Веб-часть для сведения содержимого со всего узла.
• Возможность проверки правописания в созданном содержимом.
• Централизованное управление повторяющимся содержимым, таким как заявление об авторских правах.

Создание содержимого в клиентских программах

Office SharePoint Server 2007 также предоставляет возможность создания веб-страниц путем преобразования документов, созданных с использованием других программ. Это обеспечивает множество преимуществ, в зависимости от программы, в которой был создан исходный документ. Например, можно использовать Office Word 2007 для создания веб-страниц для семейства узлов. Этот подход имеет следующие преимущества.

• Экономия времени. Важные документы Office Word 2007 — например, отчеты о состоянии — можно преобразовать в веб-страницы непосредственно, не создавая заново для использования в веб-обозревателе.
• Автономная работа. При использовании Office Word 2007 для создания веб-страниц можно работать над содержимым без подключения к Интернету.
• Больший набор возможностей. Office Word 2007 предоставляет больший набор средств для работы с текстом, чем Office SharePoint Server 2007.
• Гибкость преобразования документов. Документы Office Word 2007 можно использовать также и для других целей. Например, можно создать объявление о новом продукте в Word, а затем распространить это объявление в сообщениях электронной почты и Интернете.

Варианты узлов

Аудитории веб-узлов могут варьироваться по разным признакам, включая язык, географическое положение, средства просмотра или принадлежность к организации. Создание и сопровождение вариантов узла может требовать значительного труда и времени. Office SharePoint Server 2007 упрощает процесс управления вариантами узла для администраторов, сохраняя настраиваемые копии содержимого исходного узла на каждом конечном узле.

Это особенно полезно для публикации многоязычных узлов. Например, можно определить один исходный узел (например, «Пресс-релизы – русский») и несколько конечных узлов (например, «Пресс-релизы – французский», «Пресс-релизы – японский»), и Office SharePoint Server 2007 будет синхронизировать конечные узлы с исходным узлом.

Структура переходов узла

В Office SharePoint Server 2007 включены средства, упрощающие создание структуры переходов для узла и управление ею.

Страница «Содержимое и структура узла»

Страница «Содержимое и структура узла» используется для управления как содержимым, так и структурой семейства узлов SharePoint. В Office SharePoint Server 2007 структура переходов создается автоматически на основе иерархии семейства узлов. Это означает, что изменение структуры узла (например, перемещение дочернего узла) отражается в структуре переходов узла.

Новое расположение элемента в структуре переходов будет соответствовать положению дочернего узла в иерархии. На этой странице можно не только изменять структуру веб-узла, но и управлять содержимым с помощью выполнения других задач со списками и элементами списков. Например, можно извлекать и возвращать, публиковать и копировать элементы.

Интерфейс страницы «Содержимое и структура узла» разработан аналогично интерфейсу проводника Windows. Иерархия семейства узлов отображается в виде дерева в области переходов, расположенной в левой части окна «Содержимое и структура узла». В правой части отображается список элементов.